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４．長期のお休み？任せてください！！自動でみんなにお知らせ。オートレスポンダー

サイト管理者の憂鬱

　あるアメリカの新聞の調査によると、休日にも仕事のメールをチェックできないとストレスを感じると答えたビジネスマンの数は半数以上と報じました。これは皆さんも日々感じていることですね。どんなときにもメールを確認できるように携帯に転送をしたり、自宅のパソコンに転送できるようにしたり・・・。これがサイトやホームページを管理する立場になればさらに大変なことです。ネット通販などをしていれば「商品の質問」といったメールや「何日で配送されますか？」なんてメールはひっきりなしに来るものです。
　２〜３日、休業しなくてはならない、といったときやお盆休みや年末年始、営業日はしっかり働き、オヤスミはしっかり休みたいものです。そんなときに自動的に、来たメールには「年末年始休業のお知らせ」などと返信できるととても安心ですね。それを実現できるのが「オートレスポンダー」という機能です。

「オートレスポンダー」とは？顧客満足度をあげる小さな心遣い

　実際の店舗や会社などの場合は、お店の前に、サイトやホームページではトップページのニュースに「休業のお知らせ」などと書くと良いですね。ですが、なかなか私たちも経験上、常にそういうものをチェックしているかというと、見逃しがちなものです。そんなときに、お客さんがすぐにでも分るのが「オートレスポンダー」というものです。
　これはあらかじめ、サーバの中にある管理ページに、「自動お返事文章」とでも言いましょうか、それを用意しておくのです。例えば、

題名：お問合せ、ありがとうございます。
本文：
平素は格別のお引き立て、まことにありがとうございます。
ご質問の件につきましてですが、まことに勝手ながら○月×日まで年始のお休みをいただいております。
緊急のご連絡先は　○○○ー○○○○でお受けいたしております。
年賀、謹んでお喜び申し上げます。
草々

などと入れておいたとします。そして、最終営業日の退社前に自分のメールアドレスに「オートレスポンダー　オン」とチェックし、この文章を指定しておけば良いのです。そうすることによって、あなた宛にメールを出した人は、すぐに、このメールを受信し、いつから営業を始めるのか、そして、緊急の要件の場合はどこに連絡すれば良いのか一目で分りますね。
　これぐらいの準備なら、５分程度あればできること。ですが、こうすることによってお客さんの満足も期待できるし、何よりも応対に用意する人件費も、あなたやスタッフのストレスも小さくする事ができますね。
　もちろん、仕事始めからは、一気に応対をしなければなりません。そのための鋭気を養う為にも、ゆっくり休める「オートレスポンダー」。これ以外にも色々な用途が広がりますね。

記事：Sola.com Co., Ltd
企画室　高橋　洋人

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